メールと電話の使い分け

 以前にお送りした、ビジネスメールについてです。
 メールには、多くの効用・効能があります。

1. 共有性
 メールは、同じ情報を、複数の人に、一斉に伝えることができます。
 仮に電話であれば、何人、何十人に向けて、同じ趣旨の内容を話さなければなりません。
 ccやbccを上手く利用すれば、相手方だけでなく、関係者各位への情報共有も可能です。

2. 正確性
 電話や口伝(くちづて)では、その人毎にニュアンスが違ったり、漏れがあったりします。
 その点メールは、書き損じ、読み間違いが無い限り正確です。
 
3. 迅速性
 電話の場合、相手の都合でつながらないことがあります。
 早朝、深夜、休日等、相手に配慮しなければならないこともあります。
 そうこうしている内に、忘れてしまうこともあるでしょう。
 メールなら、こちらが思い付いた時に送り、先方も都合の良い時に読むことができます。

4. 保存性
 コミュニケーション上のトラブルの殆どは、「言った、言わない」です。
 メールの場合は、後で読み返すこともできますし、それが動かぬ証拠にも成ります。

5. 成長性
  メールを打つ作業は、出来事を文章にまとめ、的確に伝えるための訓練でもあります。
  これを反復・継続して行うことで、ロジカル(理論的)な考え方が身に付き、ネゴシエーション(折衝)力が高まります。
 
 自分の経験からすると、社内外に留まらず、メールを活用することで仕事は早くなり、手戻りも随分少なくなる筈です。
 但し、メールにも落とし穴はあります。

 読み落としと、送りっぱなしです。
 折角送ったメールも、読んでくれてなければ、当然伝わりません。
 従って、緊急かつ重要な要件であれば、送信後、確認の電話を入れることが不可欠です。
 また、細かいニュアンスが伝え難く、保存性があるだけに、苦言や叱責や怒りといった、感情的な言葉を載せるのはNGでしょう。
 いかなるツールも、利点と欠点を掌握した上で、使いこなしてこそ価値があります。

 最後に、携帯電話の普及からか、架電のハードルは随分下がってきた様に感じます。
 「手っ取り早く聞きたい」という気持ちは判らないでもありませんが、相手はその電話によって業務や運転の手が止まります。
 架電前に一呼吸おいて、本当に緊急か?メールで代替できないか? 配慮したいものです。
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プロフィール

Hideo Matsuoka

Author:Hideo Matsuoka
・生年月日 昭和37年10月30日

・好きな言葉 
今日は残された人生の最初の一日

・信条「先憂後楽」

・尊敬する人 
稲盛和夫 西川広一 松下幸之助

・資格 ①宅地建物取引士
    ②建築2級施工管理技士
    ③マンション管理業務主任者
    ④防火管理者
    ⑤少額短期保険募集人
    ⑥損害保険募集人
    ⑦損害保険商品専門総合
    ⑧不動産キャリアパーソン
・趣味
 劇団AUGAHANCE初代代表
 主に脚本・演出を担当

・経歴 
 中卒後、大工・石工と職人道を歩む
 平成2年 
 ㈱中岡組 (ジョーコーポレーション)入社
 マンション担当役員→常務執行役→管理会社代表を歴任
 平成21年 ㈱NYホーム起業

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