長過ぎる電話

 某店の業務改善に取り組んでいます。
 先日気付いたのは、電話が長過ぎるということ。

 電話が長いと、その間に電話がかかり、メモが通され、終わったと思ったらまた電話という悪循環に陥ります。
 傍から見ると忙しそうなのですが、その割に生産性は上がりません。
 電話を短く終わらせるためには、以下の取り組みが必要です。

1. 要件を絞る
 「何を聞きたいのか?」「何を伝えたいのか?」
 電話をする前に要件を絞っておくこと。
 要件が終わればサッサと切ること。
 電話している間の人件費と、電話代は、各々無駄なコストです。

2. 緊急以外はかけない
 電話は手っ取り早い通信手段ですが、相手の都合を配慮しない側面があります。
 そういう意味では、時間泥棒と言えなくもありません。
 近年、携帯電話の普及により、手軽・気軽に電話できる様になりました。
 その分、電話の数が必要以上に増えているようです。

 近年拡がった通信手段であるメールも、決して万能ではありません。
 しかし、メールと電話の適切な使い分けによって、業務効率はかなり改善されます。

<メール>
・ 記録(証拠)が残る
・ 複数名に同時に発信できる
・ 都合の良い時に見て、都合の良い時に返信できる

 例えば、メールを送った後に確認の電話を入れると、論点が整理され、言った言わないのトラブルも無くなります。
 忙しさと数字が比例するように、メリット、デメリットを把握した上で上手く使い分けて頂きたいものです。
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プロフィール

Hideo Matsuoka

Author:Hideo Matsuoka
・生年月日 昭和37年10月30日

・好きな言葉 
今日は残された人生の最初の一日

・信条「先憂後楽」

・尊敬する人 
稲盛和夫 西川広一 松下幸之助

・資格 ①宅地建物取引士
    ②建築2級施工管理技士
    ③マンション管理業務主任者
    ④防火管理者
    ⑤少額短期保険募集人
    ⑥損害保険募集人
    ⑦損害保険商品専門総合
    ⑧不動産キャリアパーソン
・趣味
 劇団AUGAHANCE初代代表
 主に脚本・演出を担当

・経歴 
 中卒後、大工・石工と職人道を歩む
 平成2年 
 ㈱中岡組 (ジョーコーポレーション)入社
 マンション担当役員→常務執行役→管理会社代表を歴任
 平成21年 ㈱NYホーム起業

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