言葉の領収証

 今週は、トラブルウィークです。
 月曜日から、ややこしいトラブルが連発しています。
 原因を一言で言うならば、「言った言わない」。

 「あの場で聞いたでしょう?」 → 「いいえ聞いてません。」
 「こう言ったじゃないですか?」 → 「いや言ってない。」

 社会人になって35年、こうしたトラブルを数え上げれば枚挙に暇がありません。
 
 一旦、陥(おちい)りますと、どれだけ自論に自信があったとしても、決して抜け出せないジレンマ。
 寧ろ、強弁すればするほど、深みに嵌(は)まり込みます。
 相手が敵対する関係なら、突き放して幕を引きこともできますが、今後も良好な関係を維持すべき相手なら、どこかで妥協点を見出すべきでしょう。

 コミュニケーションの原則は、「どう言ったか」ではなくて「どう伝わったか」。
 相手に上手く伝えられない、自分の稚拙さを反省し、自己責任で受け止めるのが大人の対応です。
 さて、こうしたトラブルを未然に防止するにはどうすれば良いでしょう。

① 最後に念を押す
 言葉は流され、言った端から消えていきます。
 商談の最後に、「確認ですが、このまま進めて良いですね?」と確認すること。
 人間は互いに、都合の良い方向で解釈してしまうだけに、敢えて藪(やぶ)を突(つつ)く勇気も必要です。

② 議事録を残す
 議事録と言うと大袈裟に聞こえますが、メールでも結構です。
 大切な商談や打ち合せの後、決定事項やポイントを、関係者一同に送付するだけで齟齬(そご)は少なくなるでしょう。
 「メールよりも面談の方が・・・」と屁理屈で返されることもあります。
 しかし、それはTPOによります。
 電話や面談では、まったく同じ情報を、リアルタイムで、一斉に周知することはできません。
 
 このトラブルの後、前職の会社の同僚と商談しました。
 すると、懐かしい「打ち合わせ事項」を用い、記録を取りながら話を進めています。
 これは二枚複写になっており、商談の最後に内容を確認し、サインを貰い、互いに一枚ずつを保管するもの。
 いわゆる「言葉の領収証」です。

 言った言わないの属人的トラブルを未然に防ぎ、自社のリスクを最小限に留めるには、仕組みから変える必要があることを、改めて実感しました。 
 
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プロフィール

Hideo Matsuoka

Author:Hideo Matsuoka
・生年月日 昭和37年10月30日

・好きな言葉 
今日は残された人生の最初の一日

・信条「先憂後楽」

・尊敬する人 
稲盛和夫 西川広一 松下幸之助

・資格 ①宅地建物取引士
    ②建築2級施工管理技士
    ③マンション管理業務主任者
    ④防火管理者
    ⑤少額短期保険募集人
    ⑥損害保険募集人
    ⑦損害保険商品専門総合
    ⑧不動産キャリアパーソン
・趣味
 劇団AUGAHANCE初代代表
 主に脚本・演出を担当

・経歴 
 中卒後、大工・石工と職人道を歩む
 平成2年 
 ㈱中岡組 (ジョーコーポレーション)入社
 マンション担当役員→常務執行役→管理会社代表を歴任
 平成21年 ㈱NYホーム起業

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