メールの効能と限界

 コミュニケーションには、様々な方法があります。
 今日は、メールの効能について。

 まずもって御断りしておきますが、フェイスtoフェイスの対話や声掛け、葉書や手紙による手書きの御礼状等を否定するものではありません。
 時と場合により、そうしたコミュニケーションは絶大な効果を発揮します。
 ここでお伝えしたいのは、あくまでも報連相や業務連絡手段としての重要性です。

◇ 記録(証拠)として残る
 口頭だと言った端から消えてしまい、最悪の場合、言ったor言わないの水掛け論になります。
 相手がお客様なら、「聞いてない」と言われれば負けです。

◇ 迅速・正確に一斉送信できる
 口頭なら、その業務に携わる関係者一人ひとりに、時間をかけて説明しなければなりません。
 若しくは、「これ伝えといて」と伝聞することになりますが、同じ内容が、同じ温度で伝わるか否かは疑わしいものです。
 また、緊急性を伴う場合、伝わり方のタイムラグが致命傷になる可能性もあります。

 幾つかのパターンで実例を上げてみましょう。

① 社長の人脈から浮上した、お部屋探しのお客様をBさんに振った。
 Bさんは、来店予定の日時に待ち受けしていたが、別のお客様が再来し、案内に出てしまった。
 代わってCさんが対応したが、内容を全く知らなかったため、お客様に不快な思いをさせた上、社長の顔をつぶした。

② 家賃滞納のD様の督促をEさんが行った。
 「来週の月曜日に振込む」という確約を貰ったが、その内容が伝わっておらず、家賃管理のFさんは督促状送付の上で強い語調の電話を入れ、D様の機嫌を損ねた。

③ 管理物件に入居されているF様には、原因不明の水漏れによって御迷惑をおかけしている。
 担当のGさんは誠心誠意対応し、信頼関係を保っていた。
 店舗来店時、そのトラブルを知らない店長が対応した際、謝罪がまったくなかったことに立腹された。

④ Hさんは、取引のある業者のI社長から、自主管理されているマンションオーナーの御紹介を受けた。
 たまたまI社長が来店された際、何も知らない店長は「たまにはマンションのオーナー様でも紹介して下さいよ」と肩を叩き、I社長の逆鱗に触れた。

⑤ マンションオーナーのJ様は、日頃から入居斡旋で頑張ってくれている営業マン3名を食事に誘い御馳走して下さった。
 その翌日、とある会合でJ様と同席した社長は、その報告を受けていなかったため、御礼を言うことができなかった。

 だから、メールが重要なのです。
 勿論、メールは万能ではありません。
 送ったらから読んでくれている・・・という過信も禁物です。   
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プロフィール

Hideo Matsuoka

Author:Hideo Matsuoka
・生年月日 昭和37年10月30日

・好きな言葉 
今日は残された人生の最初の一日

・信条「先憂後楽」

・尊敬する人 
稲盛和夫 西川広一 松下幸之助

・資格 ①宅地建物取引士
    ②建築2級施工管理技士
    ③マンション管理業務主任者
    ④防火管理者
    ⑤少額短期保険募集人
    ⑥損害保険募集人
    ⑦損害保険商品専門総合
    ⑧不動産キャリアパーソン
・趣味
 劇団AUGAHANCE初代代表
 主に脚本・演出を担当

・経歴 
 中卒後、大工・石工と職人道を歩む
 平成2年 
 ㈱中岡組 (ジョーコーポレーション)入社
 マンション担当役員→常務執行役→管理会社代表を歴任
 平成21年 ㈱NYホーム起業

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